miércoles, 15 de noviembre de 2017
miércoles, 8 de noviembre de 2017
Mini diccionario técnico
A
ACCESO RESTRINGIDO
Limitación en la consulta de ciertos documentos, que por su
confidencialidad, antigüedad o gran valor, no se ponen al servicio de cualquier
persona sino sólo de los estudiosos que prueban la seriedad de su investigación
o están debidamente acreditados por una universidad u otra entidad.
ACIDEZ DEL PAPEL
Fenómeno que se produce cuando los documentos se encuentran
en el depósito a merced de altas temperaturas, con incidencia de la luz solar o
artificial lo que hace que el papel pierda la humedad propia por lo que se
reseca, se quiebra y se torna amarillento.
AGRUPAR
Formar un grupo o grupos con ciertas cosas. Es la operación
de clasificar y ordenar Documentos escritos o cualquier otro material de
acuerdo con el sistema implantado.
ARCHIVADOR
Muebles
metálicos o de madera de una o más gavetas para archivar documentos. Persona que archiva
B
DOCUMENTOS
El documento es la impresión en algún tipo e papel la
explicación o recopilación de información que da fe pública de un suceso o
confirma la realización de una acción. En un documento puede ir escrito
cualquier cosa, desde un relato hasta la historia de un pasado que fue contado.
Un documento básicamente sirve para preservar la idea de lo sucedido en el
tiempo, con el fin de ser revisado posteriormente y servir de referencia o
parte de una historia.
BASE DE DATOS
Colección de información organizada y presentada para servir
un propósito específico.
BLANQUEAR
Parte del proceso de restauración de documentos cuyo soporte
es el papel, y en el que se lo trata con productos químicos para eliminar
manchas y el color amarillento que adquiere el papel con el paso del tiempo.
C
CAJA
Se utiliza para guardar documentos, con la finalidad de
conservarlos en buen estado físico.
CARPETA
Forro de cartulina que se utiliza para proteger un documento
y darle unidad (separándolo de otros).
CATEGORÍA DOCUMENTAL
Se refiere a la jerarquía de las unidades de descripción en
el cuadro de clasificación del fondo.
Coincide con los niveles de organización
de la entidad productora
CERTIFICADO
Documento público o privado que afirma, asegura o da por
cierta determinada cosa. Los primeros deben ser otorgados por las autoridades
en forma de acta pública.
D
DERECHO A PRIVACIDAD
Derecho que asegura a los individuos la reserva de
información de naturaleza privada y/o personal, contenida en los documentos.
DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS
Destrucción del documento al cumplirse los plazos de
conservación y carecer éste de significación histórica.
Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes,
cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o
interpretarse por computador
E
EDITAR
Publicación que se hace de un libro, folleto, periódico,
revista, etc., por medio de la imprenta.
EMPASTAR
Encuadernar los libros o documentos con materiales que
permitan su durabilidad y que a la vez los protejan.
ESTANTE
Mueble de metal o madera con anaqueles donde se colocan los
documentos, para su conservación. Pueden ser metálicos o de madera.
EXPEDIENTE
(1) Conjunto total de los documentos relacionados con un
mismo tema, asunto o persona. (2) Conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una entidad productora en el tratamiento de una misma
cuestión
F
FACILITAR
Está en íntima relación con el acceso a los archivos y su
utilización, surge en el momento en que los documentos son puestos al servicio
de los usuarios.
FECHA
Fecha de creación de un documento, que se expresa tomando en
cuenta el año, mes y día.
G
GAVETA
Caja de metal o madera que forma
parte de los archivadores y ficheros.
GESTIÓN de DOCUMENTOS
Se utiliza también, -pero inadecuadamente-
como sinónimo el concepto de GESTIÓN DOCUMENTAL y se refiere al conjunto de
principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente
organización y funcionamiento de los archivos.
GUÍA
(1) Instrumento descriptivo que
sirve para conocer en forma general la totalidad o parte de los documentos que
se conservan en un archivo. (2)
Instrumento de consulta que incluye el conjunto o parte de los fondos de
uno o varios archivos. Las guías pueden ser: especializadas, temáticas, breves,
de archivo, de fondo u otras.
GUÍA DIVISORIA
Especie de ficha de material
resistente, con pestaña que sobresale y que se utiliza para hacer divisiones
dentro de las gavetas de ficheros y archivadores tradicionales.
H
HIGROMETRO
Instrumento para la medición del grado de humedad del aire
en un local cerrado.
HISTORIA ORAL
Conjunto de entrevistas orales provocadas o espontáneas,
registrada sobre discos o bandas magnéticas para la reconstrucción de los
acontecimientos.
HUMEDAD
Cantidad de vapor de agua que se puede encontrar en los
depósitos de archivo. La cual se expresa como humedad relativa y humedad
absoluta.
J
JUICIO DE VALORACION
Análisis que se hace de los documentos para seleccionarlos.
L
LAMINACIÓN
Procedimiento manual o mecánico de restauración por medio
del cual un documento en soporte papel, luego de se desacidificado se inserta
entre dos hojas de poléster y dos de papel neutro, que se adhieren al original.
LECTOR
Equipo para realizar la lectura ampliada de los microfilmes.
LEGAJO
Conjunto de documentos que por lo general se encuentran
amarrados con un cordel o cinta. Unidad de instalación.
LEGIBLE
Que se puede leer.
LISTA
Enumeración del fondo de archivos o series documentales que
se utiliza como controlo para información.
LUPA
Lente de aumento que se utiliza para la lectura de
documentos con carácteres difíciles
M
MANUSCRITO
Documento escrito a mano.
MAPA
Es la representación en papel de un terreno, construcción,
servicios urbanos, extensión de agua. Forma parte de la clase documental
gráfica.
MAPOTECA
Mueble especial de madera o metal utilizado para conservar
los mapas y planos.
MARCA DE AGUA (Filigrana)
Señal transparente del papel usada como elemento distintivo
del fabricante.
MATRIZ
Documento original o no que sirve de base la reprografía
(reproducción)
MEMBRETE
Nombre o título puesto en el margen superior izquierdo de una
hoja, para identificarla
METROS LINEALES
Unidad de medida de longitud del sistema métrico utilizada
en la archivística para medir la documentación que esta instalada en un estante
de forma horizontal o vertical.
MINUTA
Borrador de un documento donde se expresan algunos datos
esenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicación.
N
NIVEL DE
DESCRIPCIÓN
Representación
del rango de organización de una unidad de descripción
NEGATIVO
Fotografía
original o copia fotográfica con tonalidades inversas.
NORMALIZACION
Actividad
colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica
archivística.
NOMENCLATURA
DE EXPEDIENTES
Listado
sistematizado de los expedientes que se forman en el proceso de actividad de
las instituciones y en el que se señalan los plazos de conservación aprobados,
en un orden establecido.
NUMERO
Cifra o
símbolo que se asigna a los documentos, instrumentos, depósitos y estantería.
NUMERO DE
ORDEN
Número que se asigna
a los instrumentos descriptivos y de esa manera poder controlar la cantidad
total de documentos dentro de un fondo.
O
OBITUARIO
(1) Libro
parroquial en que se anotan las defunciones y entierros. (2) Registro de las
funciones de aniversarios.
OFICIO
Comunicación
escrita que utilizanlas instituciones gubernamentales o jurídicas para el
trámite de sus asuntos
ONOMÁSTICO
Sistema que
se lleva únicamente cuando el archivo es constituido por expedientes cuyos
encabezamientos corresponden a nombres de personas.
ORDENACIÓN
Es el sistema
que utiliza la secuencia alfabética para ordenar los documentos.
ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
Ubicación
física de los documentos dentro de la respectiva clasificación y orden previamente
definido y acordado
ORDENACIÓN
Ordenación
que se da a los documentos de acuerdo con las divisiones del tiempo (año, mes,
día)
ORDENACIÓN
Es el método
de ordenación de documentos que se basa en la utilización de divisiones
territoriales existentes.
ORDENACIÓN NUMÉRICA
Es aquel método
de ordenación en el cual los documentos se agrupan utilizando la numeración
progresiva consecutiva.
P
PALABRA CLAVE
Palabra o
grupo de palabras extraídas directamente de uno o más documentos, para indicar
su contenido y facilitar su recuperación.
PALEOGRAFIA
Disciplina
que estudia las escrituras manuscritas antiguas. Arte de leer la escritura y
signos de los libros y documentos antiguos.
PAPEL
Soporte
fabricado a partir de fibras y que sirve para escribir.
PARENTESIS
Signo
ortográfico para encerrar palabras, frases u oraciones ( ).
PORTADA
Primera plana
de la cubierta o carpeta que se utiliza para la formación y protección de los
documentos.
R
REDES DE
ARCHIVOS
Conjunto de
centros archivísticos que comparten una serie de características análogas y
están afincados en un espacio territorial determinado, al cual proporcionan el
servicio de facilitadores de información.
REGISTRO
Instrumento
de control de los documentos que ingresan o salen de una oficina o institución
y que contiene datos referentes a los documentos.
REGLAS
Enunciados
que indican lo que se debe hacer o no hacer, sin permitir discreción o
flexibilidad.
REGLAMENTO DE
ARCHIVO
Instrumento
que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función
archivística en una entidad.
RETENCION DOCUMENTAL
Plazo que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central,
tal como se consigna en la tabla de retención documental.
REPROGRAFIA
Cualquier
método que no fuera el de la copia a mano, para la reproducción de un
documento, u otra imagen visual en una o más copias.
REUNIR
Recoger la
documentación dispersa.
RÚBRICA
Rasgos de
figura determinada que como parte de la firma pone cada cual, después de su
nombre o título.
SELECCIONAR
SUBSECCION
S
SALVOCONDUCTO
Documento
expedido por una autoridad para que el que lo lleva pueda transitar sin riesgo
por donde aquella es reconocida.
SCANNER
(voz
inglesa): escudriñador, explotador. Célula fotoeléctrica que se utiliza en el
fotograbado electrónico y en el lector óptico. Su misión es interpretar un
original - imagen fotográfica, dibujo, letra- y proporcionar la información a
un computador.
SECCION
Aquella
unidad que está integrada por los papeles procedentes de una institución, o de
división administrativa importante, con una organización, funciones y fines
conocidos y delimitados.
SELECCIONAR
Es el acto
mediante el cual se decide la eliminación de documentos de menor valor
histórico-cultural, a fin de conservar mejor los de mayor valor.
SUBFONDO
Subdivisión
del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se
corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo
de lo origina, y cuando esto no es posible, con
agrupaciones
geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.
Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo
tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean
necesarios
para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa
primaria subordinada
SUBSECCION
Conjunto de
documentos que forman parte de las secciones.
SUBSERIE
Conjunto de
unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
T
Tablillas
enceradas utilizadas por los antiguos romanos para escribir o para emitir el
voto escrito.
TABLA DE
RETENCION DOCUMENTAL
Listado de
series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TALONARIO
Se aplica al
documento de forma de talón, que contiene libranzas, recibos u otros
Documentos, que cuándo se cortan, debe quedar una parte encuadernada, para
servir de comprobante.
TAPA
Cada una de
las cubiertas de un expediente encuadernado.
TECNICA
Conjunto de
procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un arte.
TOMO
Cada una de
las partes, con foliación propia y generalmente encuadernadas separadamente, en
que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.
TRAMITE
Se refiere a
la utilización de un documento, que permite realizar una gestión.
U
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Unidad técnico-operativa
de una institución.
UNIDAD
DOCUMENTAL
(1) Conjunto
de piezas comunes integradas físicamente para formar una unidad distinta de las
demás. (2) Elemento indivisible de una serie documental que puede estar
constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.
UNIDAD DE
CONSERVACION
Se refiere a
las cajas que contienen varios documentos.
También se
conocen como sinónimos las unidades de instalación y unidades archivables.
UNIDAD DE
ALMACENAMIENTO FLASH
(Pendrive,
USB flash drive). Pequeño dispositivo para el almacenamiento de información
digital que utiliza generalmente memorias flash. Algunos modelos utilizan
microdrives para el almacenamiento. Son muy útiles para el transporte personal
de datos. PEN DRIVE
USUARIO
Se refiere a
las personas que en general visitan un archivo, en busca de la información que
contienen sus documentos.
V
VALOR
ADMINISTRATIVO
Es el valía
que tienen los documentos que están en plena vigencia administrativa.
VALOR
CIENTIFICO-CULTURAL
1.) Es la
valía que tienen los documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos,
audiovisuales y legibles por máquina. que por su contenido, sirven como
testimonio y reflejan el desarrollo de una cultura. (2.) Cualidad del documento
que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias,
tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
VALOR
CONTABLE
Utilidad o
aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de
los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o
privada.
VALOR FISCAL
Es el valor
que presentan los documentos que tratan de entradas, salidas y controles de los
dineros que se manejan en una institución.
VALOR
HISTORICO
Permite
conocer la situación social, económica, política y cultural de una época o de
una región
VALOR
INFORMATIVO
Es el valor
que presentan los documentos cuando sirven de instrumento de información para
el usuario, la entidad productora y como fuente para la investigación política,
económica, social, demográfica.
VALOR
INMEDIATO
Es el valor
que tienen aquellos documentos que están siendo utilizados en forma constante,
para llevar a cabo un trámite administrativo.
Valor jurídico o legal:
Valor del que se derivan derechos y
obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio
ante la ley.
Valor permanente o secundario
Cualidad atribuida a aquellos
documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben
conservarse en un archivo.
Valor primario
Cualidad inmediata que adquieren los
documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines
administrativo, fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico
Atributo de los documentos producidos y
recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración documental
Labor intelectual por la cual se
determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
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