Mini diccionario técnico

A

ACCESO RESTRINGIDO

Limitación en la consulta de ciertos documentos, que por su confidencialidad, antigüedad o gran valor, no se ponen al servicio de cualquier persona sino sólo de los estudiosos que prueban la seriedad de su investigación o están debidamente acreditados por una universidad u otra entidad.

ACIDEZ DEL PAPEL

Fenómeno que se produce cuando los documentos se encuentran en el depósito a merced de altas temperaturas, con incidencia de la luz solar o artificial lo que hace que el papel pierda la humedad propia por lo que se reseca, se quiebra y se torna amarillento.

AGRUPAR

Formar un grupo o grupos con ciertas cosas. Es la operación de clasificar y ordenar Documentos escritos o cualquier otro material de acuerdo con el sistema implantado.

ARCHIVADOR

 Muebles metálicos o de madera de una o más gavetas para archivar documentos. Persona que archiva

B

DOCUMENTOS

El documento es la impresión en algún tipo e papel la explicación o recopilación de información que da fe pública de un suceso o confirma la realización de una acción. En un documento puede ir escrito cualquier cosa, desde un relato hasta la historia de un pasado que fue contado. Un documento básicamente sirve para preservar la idea de lo sucedido en el tiempo, con el fin de ser revisado posteriormente y servir de referencia o parte de una historia.

BASE DE DATOS

Colección de información organizada y presentada para servir un propósito específico.

BLANQUEAR

Parte del proceso de restauración de documentos cuyo soporte es el papel, y en el que se lo trata con productos químicos para eliminar manchas y el color amarillento que adquiere el papel con el paso del tiempo.

  C

CAJA

Se utiliza para guardar documentos, con la finalidad de conservarlos en buen estado físico.

CARPETA

Forro de cartulina que se utiliza para proteger un documento y darle unidad (separándolo de otros).

CATEGORÍA DOCUMENTAL

Se refiere a la jerarquía de las unidades de descripción en el cuadro de clasificación del fondo. 

Coincide con los niveles de organización de la entidad productora

CERTIFICADO

Documento público o privado que afirma, asegura o da por cierta determinada cosa. Los primeros deben ser otorgados por las autoridades en forma de acta pública.

D

DERECHO A PRIVACIDAD

Derecho que asegura a los individuos la reserva de información de naturaleza privada y/o personal, contenida en los documentos.

DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS

Destrucción del documento al cumplirse los plazos de conservación y carecer éste de significación histórica.

DIGITALIZACION

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador

E

EDITAR

Publicación que se hace de un libro, folleto, periódico, revista, etc., por medio de la imprenta.

EMPASTAR

Encuadernar los libros o documentos con materiales que permitan su durabilidad y que a la vez los protejan.

ESTANTE

Mueble de metal o madera con anaqueles donde se colocan los documentos, para su conservación. Pueden ser metálicos o de madera.

EXPEDIENTE 

(1) Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo tema, asunto o persona. (2) Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una entidad productora en el tratamiento de una misma cuestión

F

FACILITAR

Está en íntima relación con el acceso a los archivos y su utilización, surge en el momento en que los documentos son puestos al servicio de los usuarios.

   

                                     

FECHA

Fecha de creación de un documento, que se expresa tomando en cuenta el año, mes y día.

G

GAVETA

Caja de metal o madera que forma parte de los archivadores y ficheros.

GESTIÓN de DOCUMENTOS

Se utiliza también, -pero inadecuadamente- como sinónimo el concepto de GESTIÓN DOCUMENTAL y se refiere al conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos.

    

GUÍA

(1) Instrumento descriptivo que sirve para conocer en forma general la totalidad o parte de los documentos que se conservan en un archivo. (2)  Instrumento de consulta que incluye el conjunto o parte de los fondos de uno o varios archivos. Las guías pueden ser: especializadas, temáticas, breves, de archivo, de fondo u otras.                

        

GUÍA DIVISORIA

Especie de ficha de material resistente, con pestaña que sobresale y que se utiliza para hacer divisiones dentro de las gavetas de ficheros y archivadores tradicionales. 

H

HIGROMETRO

Instrumento para la medición del grado de humedad del aire en un local cerrado.        

HISTORIA ORAL

Conjunto de entrevistas orales provocadas o espontáneas, registrada sobre discos o bandas magnéticas para la reconstrucción de los acontecimientos.                               

HUMEDAD

Cantidad de vapor de agua que se puede encontrar en los depósitos de archivo. La cual se expresa como humedad relativa y humedad absoluta.

J

JUICIO DE VALORACION

Análisis que se hace de los documentos para seleccionarlos.   

L  

LAMINACIÓN

Procedimiento manual o mecánico de restauración por medio del cual un documento en soporte papel, luego de se desacidificado se inserta entre dos hojas de poléster y dos de papel neutro, que se adhieren al original.          

LECTOR

Equipo para realizar la lectura ampliada de los microfilmes.       

 LEGAJO

Conjunto de documentos que por lo general se encuentran amarrados con un cordel o cinta. Unidad de instalación.

 

LEGIBLE

Que se puede leer.       

 LISTA

Enumeración del fondo de archivos o series documentales que se utiliza como controlo para información.      

LUPA

Lente de aumento que se utiliza para la lectura de documentos con carácteres difíciles 

          

M

MANUSCRITO

Documento escrito a mano.                       

MAPA

Es la representación en papel de un terreno, construcción, servicios urbanos, extensión de agua. Forma parte de la clase documental gráfica.                            

MAPOTECA

Mueble especial de madera o metal utilizado para conservar los mapas y planos.

          

MARCA DE AGUA (Filigrana)

Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.     

              

           

MATRIZ

Documento original o no que sirve de base la reprografía (reproducción)                            

MEMBRETE

Nombre o título puesto en el margen superior izquierdo de una hoja, para identificarla

METROS LINEALES

Unidad de medida de longitud del sistema métrico utilizada en la archivística para medir la documentación que esta instalada en un estante de forma horizontal o vertical.

MINUTA 

Borrador de un documento donde se expresan algunos datos esenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicación.

N

NIVEL DE DESCRIPCIÓN

Representación del rango de organización de una unidad de descripción 

      

NEGATIVO

Fotografía original o copia fotográfica con tonalidades inversas.                              

NORMALIZACION ARCHIVISTA

Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

   

NOMENCLATURA DE EXPEDIENTES

Listado sistematizado de los expedientes que se forman en el proceso de actividad de las instituciones y en el que se señalan los plazos de conservación aprobados, en un orden establecido.         

   

NUMERO

Cifra o símbolo que se asigna a los documentos, instrumentos, depósitos y estantería.     

                      

NUMERO DE ORDEN

Número que se asigna a los instrumentos descriptivos y de esa manera poder controlar la cantidad total de documentos dentro de un fondo.

O

 OBITUARIO

(1) Libro parroquial en que se anotan las defunciones y entierros. (2) Registro de las funciones de aniversarios.                              

OFICIO

Comunicación escrita que utilizanlas instituciones gubernamentales o jurídicas para el trámite de sus asuntos        

                      

ONOMÁSTICO

Sistema que se lleva únicamente cuando el archivo es constituido por expedientes cuyos encabezamientos corresponden a nombres de personas.              

ORDENACIÓN ALFABÉTICA

Es el sistema que utiliza la secuencia alfabética para ordenar los documentos.  

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Ubicación física de los documentos dentro de la respectiva clasificación y orden previamente definido y acordado                         

ORDENACIÓN CRONOLÓGICA

Ordenación que se da a los documentos de acuerdo con las divisiones del tiempo (año, mes, día)

ORDENACIÓN GEOGRÁFICA

Es el método de ordenación de documentos que se basa en la utilización de divisiones territoriales existentes.              

ORDENACIÓN NUMÉRICA

   

Es aquel método de ordenación en el cual los documentos se agrupan utilizando la numeración progresiva consecutiva.

P

PALABRA CLAVE

Palabra o grupo de palabras extraídas directamente de uno o más documentos, para indicar su contenido y facilitar su recuperación.            

PALEOGRAFIA

Disciplina que estudia las escrituras manuscritas antiguas. Arte de leer la escritura y signos de los libros y documentos antiguos.                             

PAPEL

Soporte fabricado a partir de fibras y que sirve para escribir.           
        

PARENTESIS

Signo ortográfico para encerrar palabras, frases u oraciones ( ).
            

PORTADA 

Primera plana de la cubierta o carpeta que se utiliza para la formación y protección de los documentos.

R

REDES DE ARCHIVOS

Conjunto de centros archivísticos que comparten una serie de características análogas y están afincados en un espacio territorial determinado, al cual proporcionan el servicio de facilitadores de información.             

REGISTRO

Instrumento de control de los documentos que ingresan o salen de una oficina o institución y que contiene datos referentes a los documentos.    

REGLAS

  

Enunciados que indican lo que se debe hacer o no hacer, sin permitir discreción o flexibilidad.

REGLAMENTO DE ARCHIVO

Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.        

   

 RETENCION DOCUMENTAL

Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.     

REPROGRAFIA

Cualquier método que no fuera el de la copia a mano, para la reproducción de un documento, u otra imagen visual en una o más copias.

REUNIR

Recoger la documentación dispersa.                     

RÚBRICA

Rasgos de figura determinada que como parte de la firma pone cada cual, después de su nombre o título.       

S

SALVOCONDUCTO

Documento expedido por una autoridad para que el que lo lleva pueda transitar sin riesgo por donde aquella es reconocida.         

SCANNER

(voz inglesa): escudriñador, explotador. Célula fotoeléctrica que se utiliza en el fotograbado electrónico y en el lector óptico. Su misión es interpretar un original - imagen fotográfica, dibujo, letra- y proporcionar la información a un computador.                                     

SECCION

Aquella unidad que está integrada por los papeles procedentes de una institución, o de división administrativa importante, con una organización, funciones y fines conocidos y delimitados.

SELECCIONAR

Es el acto mediante el cual se decide la eliminación de documentos de menor valor histórico-cultural, a fin de conservar mejor los de mayor valor.

SUBFONDO

Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo de lo origina, y cuando esto no es posible, con

agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean

necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada                             

SUBSECCION

Conjunto de documentos que forman parte de las secciones.                  

SUBSERIE

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

T

TABELARIO

Tablillas enceradas utilizadas por los antiguos romanos para escribir o para emitir el voto escrito.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TALONARIO

Se aplica al documento de forma de talón, que contiene libranzas, recibos u otros Documentos, que cuándo se cortan, debe quedar una parte encuadernada, para servir de comprobante.   

TAPA

Cada una de las cubiertas de un expediente encuadernado.

TECNICA

Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un arte.

TOMO

Cada una de las partes, con foliación propia y generalmente encuadernadas separadamente, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.          

          

TRAMITE

Se refiere a la utilización de un documento, que permite realizar una gestión.

U

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidad técnico-operativa de una institución.  

                 

UNIDAD DOCUMENTAL

  

(1) Conjunto de piezas comunes integradas físicamente para formar una unidad distinta de las demás. (2) Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.     

UNIDAD DE CONSERVACION

Se refiere a las cajas que contienen varios documentos.

También se conocen como sinónimos las unidades de instalación y unidades archivables.  

     

   

UNIDAD DE ALMACENAMIENTO FLASH

(Pendrive, USB flash drive). Pequeño dispositivo para el almacenamiento de información digital que utiliza generalmente memorias flash. Algunos modelos utilizan microdrives para el almacenamiento. Son muy útiles para el transporte personal de datos.  PEN DRIVE  

                       

USUARIO

Se refiere a las personas que en general visitan un archivo, en busca de la información que contienen sus documentos.

V

VALOR ADMINISTRATIVO  

Es el valía que tienen los documentos que están en plena vigencia administrativa.     

                   

VALOR CIENTIFICO-CULTURAL

1.) Es la valía que tienen los documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina. que por su contenido, sirven como testimonio y reflejan el desarrollo de una cultura. (2.) Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.         

                                 

VALOR CONTABLE

Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

              

VALOR FISCAL

Es el valor que presentan los documentos que tratan de entradas, salidas y controles de los dineros que se manejan en una institución.    

                      

VALOR HISTORICO

Permite conocer la situación social, económica, política y cultural de una época o de una región

              

VALOR INFORMATIVO

Es el valor que presentan los documentos cuando sirven de instrumento de información para el usuario, la entidad productora y como fuente para la investigación política, económica, social, demográfica.                  

         

VALOR INMEDIATO

Es el valor que tienen aquellos documentos que están siendo utilizados en forma constante, para llevar a cabo un trámite administrativo.

                

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.   Valor técnico Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.   Valoración documental Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.